Privacy

Transparantie over privacy

De school heeft een informatieplicht en moet uitleggen hoe er met de gegevens over leerlingen wordt omgegaan. Ouders hebben recht op volledige transparantie van de school daarover. Dit document informeert u over privacy op school.

Op SO4 De Windroos gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van onze school. De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders. Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens.

De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons  administratiesysteem Esis. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolgsysteem Cito LOVS. Deze programma's zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. Omdat SO4 De Windroos onderdeel uitmaakt van Conexus, worden daar ook persoonsgegevens mee gedeeld in het kader van de gemeenschappelijke administratie en het plaatsingsbeleid.

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. De leveranciers zijn:

-      Thiemen Meulenhoff

-      Malmberg

-      Zwijssen

-      Veilig Verkeer Nederland

-      Noordhoff uitgevers

Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de leraar/lerares van uw kind, of met de schooldirecteur.

Als er leerlinggegevens worden uitgewisseld met andere organisaties, vragen we daar vooraf de toestemming van de ouders, tenzij we volgens de wet verplicht zijn om die informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap informatie nodig heeft.

Voor het gebruik van foto's en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto's omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto's en video's kunt u terecht bij de leraar/lerares van uw kind, of bij de schooldirecteur.

Basispoort

Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maakt SO4 De Windroos gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlinggegevens nodig. De school heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens. Basispoort maakt voor het schooljaar 2015/2016 gebruik van de volgende set met gegevens: een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel, geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer van de school. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.

Meer informatie hierover vindt u op (http://info.basispoort.nl/privacy)  

1.Extra informatie over digitaal leermateriaal

In 2015 hebben scholen gezamenlijk afspraken gemaakt met uitgevers, distributeurs en leveranciers van leermiddelen. Op basis van een modelbewerkersovereenkomst kunnen scholen met alle partijen afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens. 

Als u wilt weten hoe de digitale leermiddelen omgaan met leerlinggegevens, dan kunt u dat nalezen in de privacybijsluiters die horen bij de leermiddelen die de school gebruikt. U kunt daarvoor terecht bij: https://www.poraad.nl/trefwoorden/convenant-privacy

Als u wilt weten hoe de digitale leermiddelen omgaan met de leerlinggegevens, dan kunt u dat nalezen in de privacybijsluiters die horen bij de leermiddelen die de school gebruikt. De school maakt gebruik van de volgende leveranciers: 

-       Heutink, klik hier voor de privacybijsluiter

-       Thiemen Meulenhoff,  klik hier voor de privacybijsluiter

-       Zwijssen, klik hier voor de privacybijsluiter

-       Noordhoff, klik hier voor de privacybijsluiter

Toelichting informatieplicht

De helderheid die scholen over privacy moeten geven, gaat over twee belangrijke thema's:

  • informatie over het privacy-beleid. Hierin wordt beschreven hoe de school in het algemeen omgaat met privacy. Dit is meestal vastgelegd in een privacyreglement en/of mediaprotocol;
  • over de uitwisselingen van gegevens met andere organisaties en bedrijven, zoals met leveranciers van digitaal leermateriaal of leveranciers van leerlinginformatiesystemen.

Deze informatie is meestal opgenomen op de website en/of in de schoolgids. Het is ook mogelijk deze informatie aan ouders te verstrekken.

Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) moet de school degene over wie de persoonsgegevens gaan (de betrokkene) op de hoogte stellen van uwidentiteit(schooldirecteur, bestuur en/of bevoegd gezag) en voorwelk doel(en)u de persoonsgegevens verzamelt. Als de betrokkenejonger dan 16 jaar is, dan mogen volgens de Wbp alleen de wettelijke vertegenwoordigers (ouders) beslissen over de privacy van de betrokkene. Gemakshalve gebruiken we hierna 'ouders'.

De Wbp eist dat een school de ouders extra informeert als:

  • de verwachting van de ouders anders is: als de school persoonsgegevens gebruikt op een manier die ouders redelijkerwijs niet verwachten, is dit een reden om ouders extra informatie te geven;
  • de omstandigheden waaronder de school persoonsgegevens krijgt: ouders zijn er niet altijd van op de hoogte dat de school via een andere organisatie nieuwe persoonsgegevens heeft gekregen, het is dan noodzakelijk ouders daarvan (en indien mogelijk: persoonlijk) op de hoogte te stellen;
  • Het gebruik dat u van de gegevens gaat maken: als de gevolgen van het gebruik van de persoonsgegevens voor de leerling (of diens ouders) groter zijn dan anders, is extra informatieverstrekking noodzakelijk;
  • de aard van de gegevens: hoe gevoeliger de aard van de gegevens is die u van de leerling gebruikt, hoe meer reden er is om de ouders hierover gedetailleerd te informeren, denk hierbij aan het gebruik van medische gegevens.

De informatieplicht geldt niet als:

  • de school weet dat alle ouders volledig zijn geïnformeerd. Vermoeden is niet genoeg;
  • het onevenredig veel inspanning kost om iedereen (persoonlijk) te informeren, is een alternatief voldoende (dus geen persoonlijke brief of gesprek maar bijvoorbeeld via de nieuwsbrief of website).

Bedenkingen over transparantie

Uit gesprekken met docenten en bestuurders blijkt dat scholen soms huiverig zijn om transparant te zijn: informatie geven aan ouders geeft hen misschien wel aanleiding om extra (lastige) vragen te stellen. In de praktijk lijkt dit gelukkig mee te vallen. Een school hoeft zich natuurlijk geen zorgen te maken als ze aan de wet voldoet: daar kunnen ouders niet tegen zijn. En daar komt bij dat de ervaring is dat ouders tegenwoordig mondiger zijn en ook zonder die transparantie kritische vragen stellen. En waarom zou een school de ouders een extra vraag in handen spelen door níet volledige transparantie te geven, zoals de wet dat van scholen vraagt?

Colofon

Meer weten over de privacy op school? Lees de brochure 'Privacy in 10 stappen'op kn.nu/privacy  

Dit document is een uitgave van Kennisnet en PO-Raad. Deze uitgave is tot stand gekomen in het kader van de breedtestrategie 'Beter en slimmer leren met ICT' en het 'Doorbraakproject Onderwijs & ICT' (http://doorbraakonderwijsenict.nl/).

Copyright:Kennisnet, Zoetermeer, 14 september 2015 (versie 1.0)

De in dit document opgenomen voorbeelden en modelteksten zijn vrij te gebruiken (en aan te passen) door en ten behoeve van onderwijsinstellingen in Nederland. Ander gebruik is slechts toegestaan onder bronvermelding.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de schrijvers en uitgevers geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten of onvolkomenheden

 

SO4 De Windroos valt onder stichting Conexus. Stichting Conexus heeft voor al haar school een privacyreglement opgesteld. Dit reglement kunt u hier vinden.